Pri zasnovi kompleksnega uporabniškega vmesnika je nujno, da ima UX/UI ekipa na voljo jasne in strukturirane vhodne informacije. Brez njih ni mogoče oblikovati funkcionalnega in uporabniku prijaznega vmesnika. Spodaj so osnovne kategorije informacij, ki jih mora naročnik zagotoviti pred začetkom UX/UI faze:

1. Poslovni kontekst in cilji

• kratek opis sistema (kaj je, komu je namenjen, zakaj nastaja),

• opredeljeni cilji sistema (kaj mora uporabnik doseči, kaj rešuje),

• ključne metrike uspeha (npr. čas izvedbe naloge, število napak, stopnja zaključkov).

2. Uporabniki

• seznam ciljnih skupin (npr. administracija, zunanji izvajalci, splošni uporabniki),

• vloge in pravice (katera vloga vidi kaj in lahko počne kaj),

• osnovni scenariji uporabe po vlogah (npr. zdravnik doda podatek, urednik potrdi, administrator analizira).

3. Seznam funkcionalnosti

• celovit popis vseh funkcij po sklopih (npr. iskanje, dodajanje, urejanje, analiza, izvoz),

• opis povezav med funkcionalnostmi (kaj vpliva na kaj, katere funkcije se uporabljajo skupaj),

• opredelitev pogojnih tokov (kaj se zgodi ob napaki, preklicu, manjkajočem podatku ipd.).

4. Scenariji uporabe (use cases / user flows)

• opis nalog uporabnika (kaj želi doseči),

• natančni zaporedni koraki (klik, vnos, pregled, potrditev …),

• vhodi in izhodi (kaj uporabnik potrebuje, kaj pričakuje kot rezultat),

• variacije in izjemne poti (npr. napake, prekinitve, zavrnitve).

Če scenarijev ni, jih mora UX dizajner sam oblikovati skupaj z naročnikom. Brez njih ni mogoče zasnovati kakovostnih uporabniških tokov.

5. Obstoječa orodja, sistemi in podatki

• ali gre za novo rešitev ali nadgradnjo obstoječega sistema,

• tehnično okolje (npr. brskalnik, mobilna aplikacija, intranet),

• tipi in struktura podatkov (šifranti, metapodatki, obvezna polja itd.).

6. Pravila in zahteve

• zakonske zahteve (npr. GDPR, arhiviranje, audit trail, dostopnost – WCAG),

• oblikovne smernice (CGP naročnika, design system, UX/UI standardi),

• tehnična arhitektura (npr. API-ji, ločeni front-end/back-end, obstoječi podatkovni model).

7. Obstoječa dokumentacija

• Excel preglednice z zahtevami,

• stare tehnične ali funkcionalne specifikacije,

• interne analize, poročila in druga gradiva.

Kako naj bodo te informacije podane?

Za UX/UI ekipo ni dovolj, da dobi “nek opis v Wordu”. Ključne informacije morajo biti podane na strukturiran, vizualno razumljiv način. Uporabljajo se naslednje oblike:

• Tekstovni opisi scenarijev – za natančno razlago uporabniških nalog, predpogojev, korakov in rezultatov.

• Flowcharti (diagrami poteka) – prikazujejo logiko in odločitvene točke znotraj enega procesa (npr. vnos novega zapisa → preverjanje → napaka ali uspeh).

• User flow diagrami – prikaz interakcije med posameznimi zasloni in poteka skozi uporabniški vmesnik (npr. klik → forma → potrditev → naslednji korak).

• Wireflows – kombinacija žičnih modelov (wireframes) in povezovalnih puščic, ki prikazujejo tok uporabe in funkcionalnost vsakega ekrana.

• Tabele s funkcionalnostmi in vlogami – koristne za razčlenitev, kdo kaj vidi in kaj lahko počne.

• Funkcionalni zemljevidi (feature maps) – vizualni prikaz vseh funkcionalnih sklopov z njihovimi podkomponentami.