Zaželeno in priporočljivo je, da naročnik med prvim sestankom oblikovalcu izčrpno pojasni namen in cilj naročila tudi v pisni obliki. Če tega ne stori, pisni zapisnik prvega sestanka sestavi oblikovalec. Zapisnik mora biti dovolj podroben, da omogoča sestavo ponudbe.
Če naročnik k pripravi ponudbe ali oblikovalske rešitve povabi več oblikovalcev, je o tem dolžan obvestiti vse udeležence.